Vagtplanlægning var en tidsrøver.
På Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup Kommune med 50 fastansatte og 20 afløsere fyldte vagtplanlægningen alt for meget i hverdagen. I hvert fald ifølge daglig leder Camilla Bech-Hosvig, der dagligt havde telefonopkald og møder for at få vagtplanen til at hænge samen bare for de nærmeste dage.
"Før havde jeg afløsernes numre i hovedet og spildte meget tid på at sidde og ringe rundt i sidste øjeblik," forklarer Camilla Bech-Hosvig, som besluttede sig for at finde en mere effektiv måde at få vagterne besat på. Og valget faldt på vikarbookingssystemet, Ovivo:
"Nu tager det ingen tid at oprette vagten, og så ved jeg, at den sandsynligvis bliver taget i løbet af to minutter – også selvom det er en sygemelding en aften lige op til weekenden. Personligt foretrækker jeg derfor at benytte adgang til systemet hele døgnet fra mobilen," forklarer Camilla Bech-Hosvig fra Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup.
Arbejdspres erstattet af synlig ledelse
Meget tyder på, at den daglige leder ikke står alene med sin begejstring for vikarbookingsystemet. Konkret er der kommet færre udskiftninger i medarbejderstaben, og sygefraværet er faldet. Camilla Bech-Hosvig oplever også en bedre stemning og harmoni og mener, at det netop kan skyldes bedre planlægning, forventningsafstemning og inddragelse af medarbejderne i planlægningen.
"Det er selvfølgelig langt nemmere for mig at støtte op om medarbejderne og være en synlig leder, når jeg ikke har en bunke administrative opgaver liggende på bordet. Det er et resultat af, at mit arbejdspres er faldet.
Jeg har fået frigivet 1-2 timer dagligt i perioder med behov for afløsning samt en mere fleksibel arbejdstid, idet jeg nu kan arbejde alle steder fra på min iPad eller iPhone. Det giver en tryghed for medarbejderne, fordi de ved, der bliver dækket ind, så de kan tænke på deres fornemmeste opgave: at give beboerne en dejlig dag," siger Camilla Bech-Hosvig.
Ovivo
Ovivo er et vikarbookingsystem, der gør det muligt at kommunikere med virksomhedens afløsere og vikarer via SMS, E-mail, integration til Facebook. Ovivos automatisk planlægnings-algoritme bekræfter vagter, melder afbud, påminder medarbejdere før vagter og udvider udbud af vagter, så medarbejderne altid har den rigtige information på de mest kritiske tidspunkter.
Læs mere om Ovivo vikarbookingsystem her
Om Sengeløse Plejecenter
Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup Kommune med 54 boliger og tre aflastningspladser er et levende plejecenter med aktivitetstilbud i dagtimerne for plejecentrets beboere og for hjemmeboende pensionister. Centeret er placeret idyllisk i udkanten af landsbyen Sengeløse tæt på kirke, gadekær og grønne områder.
Udfordring
Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup Kommune har ca. 50 faste medarbejdere og 20 afløsere. Og alle vagter skal besættes, også i ferieperioder. I hverdagen fyldte arbejdet med at skaffe vikardækning derfor uforholdsmæssigt meget.
Løsning
Den daglige leder besluttede at anskaffe Vikarbookingsystemet Ovivo, der nu blevet en central del af plejecentrets planlægning. Systemet udgør grundpillen i planlægning og kommunikation med vikarerne.
Resultat
Efter blot få uger blev rutinerne for afløsere og rekruttering forbedret markant. Nu bruges ledelsestiden langt mere effektivt på faglig støtte til kollegerne og service til borgerne. Desuden er der færre udskiftninger i medarbejderstaben, og sygefraværet er faldet.
